Działy marketingowe w przedsiębiorstwach bardzo często zajmują się nie tylko prowadzeniem stricte marketingowych działań, ale również organizacją szkoleń, wyjazdów integracyjnych, konferencji i innych zjazdów dla pracowników, klientów oraz zewnętrznych gości. Organizacja tego typu spotkań nie zawsze jest prosta i wymaga wykonania wielu telefonów, przeprowadzenia dużej liczby negocjacji oraz rozmów z zewnętrznymi kontrahentami.
Rezerwacja sali konferencyjnej
Podstawowym elementem jaki należy w takiej sytuacji zarezerwować jest sala konferencyjna, na której będą mogli zebrać się wszyscy zaproszeni i wysłuchać przemówień gospodarzy oraz prelegentów, którzy zaprezentują wykłady związane z branżą. Jeżeli chodzi o kwestię sali konferencyjnych warto rezerwować je jak najwcześniej. Przykładowo, może zdarzyć się sytuacja, że latem oraz wiosną różne firmy organizują swoje konferencje nad morzem (http://www.astorhotel.pl/szkolenia-konferencje/ i w związku z tym większość sali będzie już zajęta. To właśnie z tego powodu organizacja sali powinna być pierwszym etapem w realizacji opisywanego zadania.
Hotel dla uczestników konferencji
Kolejny etap to rezerwacja hotelu dla gospodarzy oraz najbardziej newralgicznych gości. Musimy zapewnić im jak najlepsze warunki, żeby wspominali nasze spotkanie jak najprzyjemniej. Organizując konferencje nad morzem warto zaplanować kilka atrakcji związane z tym regionem kraju. Możemy do planu konferencji wstawić lunch w dobrej smażalni ryb lub w przypadku, gdy zapraszane jest głównie młode pokolenie, mały turniej siatkówki plażowej oraz pływanie na skuterach, łodziach czy pontonach osiągających bardzo duże prędkości. Im więcej atrakcji zapewnimy wszystkim zaproszonym, tym chętniej będą z nami współpracowali w późniejszym okresie czasu.
Organizacja konferencji to również zadania związane z finansami i tu bardzo przydatne są umiejętności negocjacyjne. Bardzo często zdarza się tak, że przełożeni oczekują od nas pewnego poziomu organizacji i atrakcji, ale to nie do końca pokrywa się z wysokością ustalonego budżetu, który bywa dużo niższy. Trzeba wówczas nieźle się napocić, żeby jednak spełnić wszystkie oczekiwania.
Udana konferencja nad morzem to nie tylko odpowiednio wyposażone sale wykładowe, ale także wysoki poziom zakwaterowania uczestników. Dlatego też, warto zapoznać się z jednym z najlepszych przykładów oferty placówki hotelowej, która perfekcyjnie przygotowana jest na imprezy tego typu. Mowa oczywiście o hotelu Astor położonym w nadmorskiej miejscowości – Jastrzębiej Górze.
